Kilomètres à vide : comment les facturer dans un devis autocar sans rogner votre marge

Une demande arrive pour un transfert. Le lieu de prise en charge est à 290 km de votre dépôt. Le voyage fera 918 km, dont 339 km avec des passagers à bord. Les 579 km restants se roulent à vide : la mise en place depuis le dépôt, puis le retour. Chiffré sur les 339 km du trajet client, le devis oublie près des deux tiers des kilomètres parcourus. Ils consomment pourtant le même gazole, passent aux mêmes péages, usent le car de la même façon et mobilisent le conducteur. L'erreur inverse coûte aussi. Un forfait de mise à disposition qui court dès la sortie du dépôt, plus un coût au kilomètre qui contient déjà l'amortissement : le haut-le-pied est compté deux fois et le dossier part chez un confrère installé plus près. Trois décisions se prennent donc avant le prix. D'où part le car. Combien coûte un kilomètre à vide. Ce que lit le client. Voici comment les trancher.

Le site de départ fixe la longueur du haut-le-pied. Trois logiques existent.

• Toujours le dépôt principal. Le bon choix si vos cars rentrent chaque soir pour le lavage et le plein, même quand un autre site paraît plus proche sur la carte.
• Le dépôt le plus proche. Avec un garage au nord et un second site au sud du département, une sortie qui charge au sud part du site sud. Deux traversées à vide en moins, un prix de revient plus bas, un devis qui tient face au confrère installé sur place.
• Le dépôt ou le stationnement le plus proche. Une aire louée près d'une zone touristique peut servir de point de départ, à une condition : qu'un conducteur puisse vraiment y prendre son service et le terminer.

Une fois le site choisi, mesurez le haut-le-pied sur l'itinéraire routier réel, péages du trajet dépôt-client compris.

Un point à ne pas oublier : le temps roulé à vide compte dans la durée de conduite du conducteur. Le règlement (CE) n° 561/2006 vise tout déplacement « à vide ou en charge ». Une mise en place longue peut faire basculer la journée au-delà d'un seuil de conduite ou d'amplitude. Vérifiez-le avant de fixer le prix.

Le haut-le-pied touche les mêmes postes que le trajet en charge.

Poste	À vide aussi ?	Ce qu'il faut décider
Coût au kilomètre (amortissement, entretien, usure)	Oui	Un tarif unique ou deux tarifs distincts
Carburant	Oui	Compris dans le coût au kilomètre ou sorti à part
Péages	Oui, sur l'itinéraire réel	Chiffrer le trajet dépôt-client, pas seulement le trajet client
Temps conducteur	Mise en place, conduite à vide	Un tarif horaire par activité
Forfait de mise à disposition	Court dès la sortie du dépôt	Vérifier qu'il ne double pas l'amortissement

Tarif unique ou tarif à vide ?

Prenons une excursion de 320 km dont 40 à vide. Au tarif unique de 1,15 €, la ligne kilométrique vaut 368 €. Avec 280 km à 1,15 € et 40 km à 0,75 €, elle vaut 352 €. Seize euros d'écart, l'enjeu reste modeste.

Sur le transfert de 918 km, dont 579 à vide, la même décision pèse bien plus lourd. Un tarif à vide distinct se justifie quand le haut-le-pied pèse vraiment dans vos trajets. Sinon, un tarif unique suffit et reste plus simple à tenir.

Le piège du double amortissement

Si vous cumulez un forfait de mise à disposition et un coût au kilomètre, vérifiez que l'amortissement du car ne figure que dans l'un des deux. Sinon chaque kilomètre à vide est payé deux fois par le client.

Le client qui lit « 918 km » pour un trajet de 339 km demande des explications, ou compare avec un confrère qui annonce moins.

Trois façons de présenter la distance :

• le kilométrage total, à vide compris, quand le haut-le-pied est court
• les seuls kilomètres en charge, avec la mention qui les nomme (« 339 km en charge »), sur un transfert ou une mise en place lointaine
• aucune distance, quand elle n'est pas un argument, sur une mise à disposition à la journée par exemple

Dans tous les cas, votre prix intègre le haut-le-pied. Seul l'affichage change.

1. Séparez les kilomètres en deux colonnes, en charge et à vide, mesurés sur l'itinéraire routier réel depuis le site de départ retenu.
2. Appliquez à chaque colonne son tarif kilométrique, ou le même si le haut-le-pied pèse peu.
3. Ajoutez le carburant à part seulement s'il ne figure pas déjà dans le tarif kilométrique.
4. Chiffrez les péages sur le trajet complet, dépôt compris.
5. Ventilez le temps conducteur par activité : conduite commerciale, mise en place, conduite à vide, coupure.
6. Appliquez ensuite vos frais de structure et votre marge, toujours dans le même ordre.

Tout ce qui précède, vous le faites sans y penser. La personne qui vous seconde, elle, ne sait pas quel dépôt retenir, quel tarif appliquer ni quel kilométrage annoncer. Soit elle vous interrompt, soit le devis attend.

AutoQuote, logiciel de devis pour autocaristes, pose ces trois décisions une fois. Elles s'appliquent ensuite à chaque demande reçue par email, et quelqu'un d'autre peut chiffrer à votre place.

Le site de départ

Dans Réglages › Les demandes › Dépôts, vous choisissez l'une des trois logiques. AutoQuote retient le site, calcule le haut-le-pied sur l'itinéraire réel avec vos péages, et le dépôt reste modifiable mission par mission.

Le tarif à vide

Dans la grille tarifaire, le coût au kilomètre prend un tarif unique ou deux tarifs distincts. La mise en place et la conduite à vide ont chacune leur tarif horaire.

Ce que lit le client

Le réglage Kilométrage affiché se règle une fois par modèle de devis : « En charge + à vide », « En charge seul » ou « Aucun ». Votre modèle de transfert annonce « 339 km en charge » sans que personne n'ait à y penser.

Chaque ligne de la cotation affiche sa quantité, son tarif et la règle qui l'a produite. Vous relisez, vous ne recalculez plus. Détails dans Départ et retour des véhicules, Comment se calcule le prix d'un devis et Ce que votre devis annonce.

Apportez votre grille et trois demandes réelles. Nous les chiffrons avec vous et comparons ligne à ligne : autoquote.tech.

• Le haut-le-pied coûte autant que le trajet en charge : gazole, péages, usure, temps conducteur.
• Le site de départ se choisit selon l'exploitation réelle, pas selon la carte.
• Un tarif à vide distinct ne se justifie que si le haut-le-pied pèse vraiment dans vos trajets.
• Forfait de mise à disposition et coût au kilomètre ne doivent pas contenir deux fois l'amortissement.
• Le kilométrage affiché est un choix de présentation. Le prix, lui, intègre toujours le haut-le-pied.
• Écrites une fois, ces règles ne dépendent plus de la personne qui chiffre.